Gewerbetreibende verpflichten sich aufgrund bestimmter Vorschriften, die im § 257 HGB verankert sind, verschiedene Dokumente aufzubewahren. Viele Unternehmer beachten jedoch nicht, dass diese Vorgaben auch für den E-Mail Schriftverkehr gelten.

Achtung: geschäftliche E-Mails nicht einfach löschen

Die Aufbewahrungspflicht dieser Unterlagen (in Papierform oder als E-Mail) bezieht sich auf Handelsbriefe und Buchungsbelege (gem. § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB). Zur Erläuterung: Der Begriff „Handelsbrief“ ist altertümlich und das Wort „Brief“ weist eher auf ein postalisches Schriftstück hin, meint aber im übertragenen Sinne auch Faxe und E-Mails.

Als Voraussetzung für die Aufbewahrungspflicht von Schriftstücken wie E-Mails gilt das Vorbereiten, Abwickeln, Rückgängigmachen und Abschließen eines Handelsgeschäftes.

Darunter fallen folgende Dokumente:

• Aufträge
• Auftragsbestätigungen
• Verträge
• Versandanzeigen
• Frachtbriefe
• Lieferpapiere
• Reklamationen
• Rechnungen
• Zahlungsbelege
• Anlagen

Handels- und Geschäftsbriefe sind laut Abgabenordnung (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3) separat aufzuheben.
E-Mails mit folgenden Inhalten sind betroffen:

• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Lageberichte
• Buchungsbelege
• sonstige Inhalte, die für die Besteuerung wichtig sind.

Die Aufbewahrungsfrist war bislang für Handels- und Geschäftsbriefe nach HGB und Abgabenordnung auf sechs Jahre festgelegt, beginnend mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Schriftstück empfangen oder versendet wurde. Alle weiteren Unterlagen wie Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse sind gemäß § 257 Abs. 4 HGB zehn Jahre aufzubewahren.

Folgendes hat sich geändert:

Der Bundestag hat dem Entwurf der Bundesregierung für ein Zweites Bürokratieentlastungsgesetz (BEG II) Ende März zugestimmt. Die Neuregelung für die Aufbewahrungsfrist besagt, dass die Frist für empfangene und versendete Handels- und Geschäftsbriefe (z.B. Lieferscheine) nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO von sechs Jahren (sofern keine Buchungsbelege vorliegen) wegfällt. Die neue Frist endet mit Erhalt oder Versand der Rechnung. Eine Ausnahme stellen Lieferscheine dar, die als Buchungsbelege dienen.

Die Regelung tritt rückwirkend für 2017 in Kraft. Dies bezieht sich z.B. auf alle Lieferscheine, deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.2016 noch nicht abgelaufen war.